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La deuxième partie de la nouvelle norme comptable NCT 45 a été réservée au contrôle interne et à l'organisation comptable des Organismes Sans Buts Lucratifs (OSBL). Cette partie est composée de 4 titres qui traitent :
Le contrôle interne au niveau des OSBL
La nouvelle norme a rappelé la nécessité de disposer d'un système de contrôle interne efficace conformément aux règles prévues par la norme comptable Générale NCT 01. Elle a présenté par la suite, et compte tenu des spécificités des OSBL, les facteurs essentiels sur lesquels un système de contrôle interne doit s'appuyer. Ces facteurs sont essentiellement :
Une organisation et des procédures appropriées permettant notamment la surveillance et le contrôle des opérations liées à l'activité de l'OSBL : les OSBL doivent disposer d'un organigramme et d'une définition claire des tâches et des responsabilités des personnes intervenantes dans les décisions stratégiques et opérationnelles de l'OSBL. Des procédures de contrôle doivent mettre mises en place par les organes de Direction.
Une délégation des pouvoirs claire et appropriée : Cette délégation de pouvoir doit concerner l'autorisation et l'engagement des dépenses par type ainsi que la collecte des dons, subventions, cotisations et autres apports. La norme rappelle que cette délégation de pouvoir suppose l'existence, entre autre, d'un système de rémunération des salariés et autres parties (consultants...), clair et précis.
Une tenue claire des comptes financiers permettant leur suivi et leur justification : Les personnes habilitées à gérer les comptes financiers doivent être clairement identifiées.
Des rapprochements périodiques doivent être réalisés entre les comptes financiers et les comptes comptables.
Un contrôle budgétaire efficace et opérationnel : L'OSBL doit établir un budget global et des budgets par activité ou par fonds en distinguant les dépenses d'investissement des dépenses de fonctionnement.
Les budgets arrêtés doivent être comparés périodiquement avec les réalisations. Ce système de contrôle budgétaire doit définir les responsabilités et les actions à prendre en cas d'écart significatif entre les budgets et les réalisations.
Des procédures formelles de contrôle et de suivi des événements, activités ou manifestations organisés par l'organisme et des produits et charges qui en découlent doivent être mises en œuvre
Des procédures formelles de collecte des cotisations, dons, subventions et autres aides reçus : La norme cite l'exemple des procédures suivantes pour les cotisations :
Une procédure claire de traitement du courrier de l'OSBL : étant donné l'importance du courrier au niveau des associations et partis politiques et les risques juridiques y rattachés, une procédure claire de traitement du courrier doit être mise en place. Cette procédure doit inclure des règles d'ouverture du courrier et de désignation des personnes habilitées à le faire, des règles d'enregistrement chronologique du courrier ainsi que des règles de séparation entre le courrier d'arrivée et de départ.
Des procédures de gestion des archives incluant des règles de classement et de conservation des documents et des pièces justificatives : Il est à rappeler que toute association est tenue de conserver ses documents et ses registres financiers pour une période de dix (10) ans et ce conformément aux dispositions de l'article 42 du décret-loi 2011-88. Il en est de même des partis politiques conformément aux dispositions de l'article 25 du décret-loi 2011-87.
Une procédure claire de traitement des avances accordées par les dirigeants ou les membres de l'organe de Direction : la norme prévoit même la création de "comptes courants des dirigeants et membres de l'organe de direction" par lesquels les avances dont le montant est important doivent transiter en comptabilité.
Enfin, et pour les OSBL à taille et activités importantes, une structure d'Audit Interne doit être mise en place. Cette structure (cellule, département, comité…) doit être rattachée directement aux organes de Direction qui veillent au bon fonctionnement, à l'efficacité et à l'efficience du système de contrôle interne.
L'organisation comptable
Après avoir présenté l'objectif de l'organisation comptable et son importance pour les OSBL, la norme NCT 45 a rappelé que la responsabilité de l'organisation et de la tenue de la comptabilité incombe aux organes de Direction de l'OSBL (Président, Secrétaire Général, Trésorier, Comité de Direction pour les Associations et Partis Politiques...).
Lors du changement de l'organe de Direction (suite à des élections, décision judiciaire, réorganisation…), les documents comptables (pièces justificatives et états financiers) doivent obligatoirement faire l'objet d'une passation entre les différents organes de Direction de l'OSBL. Cette passation doit être matérialisée par la rédaction d'un « procès-verbal de passation », devant être cosigné par les anciens et les nouveaux dirigeants.
Les conditions de forme de tenue de la comptabilité des OSBL
La nouvelle norme a rappelé un certain nombre de règles relatives à la tenue des livres comptables des OSBL.
Les livres comptables, dont la tenue est obligatoire pour les OSBL, sont : le journal général, le grand livre et le livre d'inventaire. Les OSBL doivent, en outre, établir périodiquement et au moins une fois par an une balance des comptes.
Le plan des comptes des OSBL est présenté au niveau de la Troisième partie de la Norme NCT 45.
La norme a rappelé les règles générales relatives aux pièces justificatives et à l'inventaire. Elle ajoute que les OSBL à taille et à activités importantes mettent en place un manuel des procédures comptables décrivant particulièrement l'organisation comptable de l'OSBL, les méthodes de saisie et de traitement de l'information, les politiques comptables et les supports utilisés. Ce manuel des procédures favorise l'indépendance du système comptable par rapport aux personnes qui le tiennent. Il ne fait qu'appuyer l'efficacité requise de la gestion de l'OSBL, d'une part, et consolide la transparence de sa communication financière, d'autre part.
La gestion budgétaire au sein des OSBL
La norme présente le système budgétaire comme un outil efficace de gestion prévisionnelle qui répond à l'objectif des OSBL d'optimiser leurs ressources.
Le budget est un document essentiel dans la vie des OSBL. Il est présenté à l'appui des demandes de dons et subventions et sa publication pourrait être un argument «commercial» pour inciter les donateurs à donner à une structure plutôt qu'une autre.
La NCT 45 résume les principales étapes de la procédure budgétaire et présente les principaux budgets susceptibles d'être élaborés. Il s'agit de :
La norme recommande d'annexer aux états financiers, les budgets du prochain exercice, tout en mentionnant la confrontation entre les budgets de la saison en cours avec les réalisations. Elle fournit, également, des modèles de présentation des différents budgets au niveau de son annexe 4.
Sofiène WERIEMI
Expert Comptable
Associé Auxilium Consulting Tunisie
Publié le 04/01/18 09:28
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